Tipps für eine erfolgreiche Business Kommunikation

Melanie
18.03.2022 0 11:28 min

Ob mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Mitarbeitenden: Für Unternehmen ist gute Business Kommunikation die Basis für Zufriedenheit, Vertrauen und reibungslose Prozesse. Indem du beispielsweise für deine Kundschaft vor, während und nach dem Kauf oder Vertragsabschluss erreichbar bist und Antworten auf wichtige Fragen lieferst, kannst du sie langfristig an dein Unternehmen binden. Ein optimal funktionierender Austausch mit externen Partner:innen wiederum beugt unter anderem Missverständnissen vor und trägt zur Leistungsqualität deines Unternehmens bei. Und natürlich ist die interne Kommunikation ebenfalls nicht zu vernachlässigen: Durch einen einwandfreien Austausch von Kolleg:in zu Kolleg:in kannst du gewährleisten, dass die Zusammenarbeit in deinem Unternehmen gut vonstattengeht – auch das bedeutet in der Regel ein Plus für die Qualität deiner Produkte und Services.

In diesem Artikel erfährst du, welche Kanäle sich am besten für deine Unternehmenskommunikation eignen, was aktuelle Trends sind und wie du deine Business Kommunikation zur vollen Zufriedenheit von Belegschaft, Kundschaft und Dienstleister:innen gestaltest.

Was ist Business Kommunikation?

Der Begriff Business Kommunikation ist dir sicher bekannt und eigentlich selbsterklärend. Aber der Vollständigkeit halber hier eine kurze Definition: Business Kommunikation ist die professionelle Vermittlung von Geschäftsinformationen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Die Kommunikation kann dabei von Unternehmen zu Endkund:innen (B2C, business to consumer) sowie zu anderen Unternehmen (B2B, business to business) stattfinden.

Die klassischen Kanäle der Business Kommunikation umfassen:

  • Vor-Ort-Gespräche
    Besonders geeignet für: vertrauliche Angelegenheiten wie Vertragsunterzeichnungen oder strategische Gespräche mit Geschäftspartner:innen sowie Kund:innenbesuche, die persönliche Anwesenheit erfordern (beispielsweise zur Vorführung von Produkten).
    Wichtig dabei: Pünktlichkeit, angemessenes Auftreten und gute Vorbereitung.
  • Telefonate
    Besonders geeignet für: viele Fälle der Business Kommunikation – unter anderem um Aufgaben intern oder mit Geschäftspartner:innen effektiv abzustimmen und dabei die Möglichkeit für Rückfragen und direkten Austausch zu geben oder um Kund:innen zu kontaktieren (besonders jene ohne Internetzugang).
    Wichtig dabei: passenden Zeitpunkt wählen, dein Anliegen unmissverständlich klarmachen, das Gespräch angenehm und produktiv gestalten.
  • E-Mails
    Besonders geeignet für: komplexe Themen, die sich textlich am besten abbilden lassen, wichtige Informationen und Dateianhänge zur langfristigen Speicherung sowie Angelegenheiten, die keine unmittelbare Antwort erfordern.
    Wichtig dabei: passende Ansprache, gute Strukturierung, zeitnahes Beantworten und ein unternehmensweit einheitlicher, professioneller Look plus eine Signatur, die Links und zusätzliche Kontaktdaten enthält.

Die digitale Business Kommunikation

Die digitale Transformation hat in der Geschäftswelt für viele Neuerungen gesorgt. Wahrscheinlich läuft der interne wie externe Austausch auch in deinem Unternehmen zunehmend über digitale Kanäle und Online-Medien wie Mails, Messenger, Cloud-Dienste und soziale Netzwerke. Das ist nur nachvollziehbar: Denn digitale Kommunikation ist unabhängig von Zeit und Standort, in vielen Fällen schneller und macht auch das Verschicken von Unterlagen und Materialien einfacher. Hinzu kommen wirtschaftliche Vorzüge – nicht nur, weil beispielsweise Anfahrtskosten entfallen, sondern weil digitale Kommunikation Mitarbeitenden mehr Flexibilität ermöglicht und so die Produktivität im Unternehmen erhöht.

Vorteile digitaler und konventioneller Kommunikation kombinieren

Gleichzeitig bringt digitale Kommunikation jedoch auch gewisse Herausforderungen mit sich. Schließlich hat jedes Medium beziehungsweise jeder Kommunikationskanal gewisse Einschränkungen. Zum Beispiel ist es bei rein textlicher Kommunikation wie Chats schwierig, Emotionen oder Subtexte zu vermitteln. Emojis sind hier eine gern genutzte und sinnvolle, aber eben nur behelfsmäßige Notlösung. Du wärst überrascht, zu wie vielen Missverständnissen es auch heutzutage noch wegen fehlinterpretierter Textnachrichten kommt.

Bei Telefonaten ist es dagegen gut möglich, per Unterton auf einer zusätzlichen Ebene zu kommunizieren. Besonders bei wichtigen, komplexen oder dringlichen Themen ist ein (Telefon)Gespräch daher empfehlenswert – auch, weil du und deine Gesprächspartner:innen so direkte Rückfragen stellen und Details effektiv klären könnt. Außerdem bleibt eine gewisse persönliche Ebene erhalten, die bei vertraulichen Angelegenheiten einen großen Mehrwert bringt. Mit entsprechenden Tools kannst du klassische Telefonie mit digitaler Kommunikation kombinieren und so von den Vorteilen beider profitieren.

Tipps für gelungene digitale Kommunikation

  • Wähle sinnvolle Lösungen: Nicht jede Anwendung ist für jeden Zweck und jedes Unternehmen geeignet. Überlege genau, welches Tool dir einen Mehrwert bringt, und nutze am besten Lösungen mit hoher Einsatzvielfalt. Bedenke außerdem die technische Ausstattung deines Unternehmens: Für besonders anspruchsvolle Anwendungen ist eventuell die Anschaffung neuer Computer oder Mobilgeräte vonnöten.
  • Schule deine Mitarbeitenden: Wissen-Silos können sich massiv auf die Effizienz von Kommunikation auswirken. Sorge dafür, dass alle relevanten Parteien und vor allem Führungskräfte mit den genutzten Tools gut zurechtkommen sowie deren Funktionen und Features kennen. Einfach aufgebaute und intuitiv bedienbare Lösungen sind deshalb vorteilhaft. Gegebenenfalls ist es auch sinnvoll, externe Partner:innen in neue Anwendungen einzuweisen.
  • Lege einen Rahmen fest: Mache deiner Belegschaft deutlich, dass digitale Kommunikation nicht ständige Erreichbarkeit bedeuten soll. Sage klar, wann und wo die Nutzung der Digitalkanäle erwartet wird und auch, in welchen Situationen die Mitarbeitenden lieber auf andere Kommunikationsformen zurückgreifen sollen.

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8 spannende Trends in der Unternehmenskommunikation

Die Digitalisierung hat die Palette der Business-Kommunikation innerhalb kürzester Zeit massiv erweitert. Dabei entwickeln sich nicht nur die eingesetzten Tools und Lösungen beständig weiter: Auch die Art der Kommunikation, ihre Organisation und Strukturierung verändern sich.

Hier sind acht spannende Trends in der Business- und Unternehmenskommunikation.

1. Multichannel macht aus einem Kanal viele

Zugegeben: Wirklich neu ist Multichannel als Kommunikationstrend nicht. Schon fast immer fand Unternehmenskommunikation auf mehr als einem Kanal statt. Was diesen Trend jedoch besonders macht, ist, dass Kommunikationskanäle zunehmend vernetzt werden. Viele Tools vereinen heutzutage mehrere Funktionen wie Telefonie, Instant Messaging und Datenübermittlung oder bieten Schnittstellen zur Verknüpfung mit Anwendungen von Drittanbietern.

2. Intelligente Lösungen maximieren die Flexibilität

Kommunikation ist immer häufiger losgekoppelt von starren Terminrahmen und örtlichen Begrenzungen. Eine moderne Kommunikationsstrategie schließt daher auch die Lücken, in welchen einzelne Mitarbeitende nicht direkt erreichbar sind. Dazu kannst du auf entsprechende Tools zurückgreifen, zum Beispiel Chatbots mit künstlicher Intelligenz (KI) oder eine Anwendung für das gemanagte Umleiten von Anrufen.

3. Kurze Videos ersetzen lange Texte

Für die externe Kommunikation zwischen Unternehmen und Kundschaft werden bereits häufig Videos eingesetzt, beispielsweise zur Produktpräsentation oder zur Erklärung und Anleitung. Allerdings geht der Trend auch in der internen Kommunikation zum Bewegtbild. Denn: Videos können Information oft effektiver transportieren als Textwüsten. Dank modernen Smartphones lassen sich Videos ohne großen Aufwand produzieren. Natürlich sind Videos nicht für jedes Thema die beste Lösung. Doch beispielsweise fürs Onboarding, die anschauliche Vermittlung von Inhalten oder das Reporting zwischen verschiedenen Unternehmensstätten bieten sich kurze Filmchen durchaus an.

4. Interne Influencer:innen vermitteln Authentizität und Dringlichkeit

Als Werbebotschafter:innen sind Influencer:innen längst wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation. Doch auch intern setzen Unternehmen zunehmend auf Influencer:innen – nämlich aus den eigenen Reihen. Bestimmt gibt es auch in deinem Unternehmen Mitarbeitende, die sich für gewisse Themen engagieren, eine Community repräsentieren oder gut in der Firma vernetzt sind. Du kannst ihnen eine Plattform geben, über die sie kommunizieren können, oder sie – natürlich im gegenseitigen Einverständnis – in deine interne Kommunikation einbinden. So zeigt dein Unternehmen glaubwürdig: Wir nehmen ernst, was unsere Mitarbeitenden beschäftigt.

5. Eigeninitiative

Apropos Mitarbeitende ernstnehmen: Durch flachere Hierarchien in vielen Unternehmen bekommen Beschäftigte mehr Gehör. Ein Trend in der Business Kommunikation ist deshalb auch, Eigeninitiative hinsichtlich der Unternehmenskommunikation zu fördern. Dazu zählt zum Beispiel von Mitarbeitenden vorgeschlagene Tools und Anwendungsfunktionen auszuprobieren.

6. Neue Formate und Plattformen für den Austausch

Außerdem können deine Mitarbeitenden Input für neue Foren und Formate geben. Denn auch das ist ein Trend in der Unternehmenskommunikation: sich von alten Formen des Austausches verabschieden und dafür frische Ideen für beispielsweise Feedbackgespräche, Wissenstransfer oder Teambuilding umzusetzen.

7. Führungskräfte treten stärker in den Vordergrund

Vielleicht hast du es selbst schon bemerkt: CEOs und sonstige Führungskräfte treten in den sozialen Medien immer öfter als Repräsentant:innen ihres Unternehmens in Erscheinung. Dadurch schaffen sie eine Nahbarkeit und im besten Fall Sympathie, die sich wiederum auf die Wahrnehmung des Unternehmens auswirkt. Zwar ist nicht jede Führungskraft dafür gemacht – doch Chefinnen und Chefs, die Charisma und Social-Media-Know-how vereinen, können deine Unternehmenskommunikation signifikant aufwerten.

8. Gelegentliche Pausen verleihen Kommunikation mehr Gewicht

Die Phrase „Weniger ist mehr“ mag abgeschmackt sein. In der Business Kommunikation ist dieser Grundsatz jedoch ein Novum. Funktionierte die Unternehmenskommunikation lange Zeit vor allem nach dem Prinzip Dauerbeschallung, geht der Trend heute in Richtung: gelegentliche Kommunikationspausen einlegen und so einzelnen Nachrichten mehr Gewicht verleihen. Lege in deinen Teams zum Beispiel Zeiträume fest, in denen nicht (beruflich) kommuniziert wird. Das steigert nicht nur das digitale Wohlbefinden deiner Mitarbeitenden, sondern auch ihre Produktivität. Wichtig ist natürlich, dass auch in solchen Pausen kritische Posten besetzt sind. Kund:innen und Geschäftspartner:innen sollten immer jemanden in deinem Unternehmen erreichen können. Sorge daher unbedingt dafür, dass beispielsweise Anrufe umgeleitet werden.

Externe Business Kommunikation optimal gestalten

Inzwischen gibt es unterschiedliche Technologien, mit denen Business Kommunikation besser und effizienter gestaltet wird. Wie bereits erwähnt, sind für die Online-Kommunikation in den sozialen Medien beispielsweise verschiedene Tools verfügbar, um automatisiert zu posten und im Voraus zu planen. Für das Management hoher E-Mail-Aufkommen können Teams automatische Antworten einrichten oder Lösungen wie Ticket-Systeme nutzen. Dabei werden die E-Mails automatisch einer zuständigen Person zugeteilt, sodass keine Anfragen verloren gehen. Das kann zu einer höheren Zufriedenheit von Kund:innen führen – schließlich werden deren Anliegen so schneller bearbeitet. Auch entlasten solche Systeme durch die Aufgabenverteilung deine Mitarbeitenden.

In vielen Situation wünschen sich Kund:innen jedoch nach wie vor einen direkten Draht zum Unternehmen. Besonders für Themen, die längere Erklärungen, schnelle Hilfestellungen oder konkrete Nachfragen erfordern, sind Telefongespräche für deine Kundschaft der bevorzugte Kanal.

Mit satellite stets für deine Kund:innen da

Die App macht dich und deine Kolleg:innen erreichbar. Und zwar zeit- und ortsunabhängig: Dein Team erhält dabei eine gemeinsame Nummer, unter der alle erreichbar sind. So könnt ihr effizient Support leisten und gleichzeitig jene entlasten, die gerade anderweitig beschäftigt sind – denn mit wenigen Klicks können Anrufe an andere Team-Mitglieder weitergeleitet werden.

✔️ Über eine Nummer als Team erreichbar sein
✔️ Einfache Bedienung
✔️ Keine komplizierte Einrichtung

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Interne Business Kommunikation optimal gestalten

Für die interne Business Kommunikation spielt vor allem Effizienz eine tragende Rolle. Informationen sollen diejenigen Kolleg:innen erreichen, die diese benötigen und etwas damit anfangen können. Gleichzeitig darf die interne Kommunikation nicht zur Belastung werden und die Work-Life-Balance aus dem Gleichgewicht bringen. Auch hat vielleicht ein Vor-Ort-Termin oder Meeting eine höhere Priorität. Chats und E-Mails laufen in solchen Situationen schlimmstenfalls ins Leere oder bleiben lange Zeit unbeantwortet. Telefonate kannst du jedoch so organisieren, dass sie umgeleitet werden und ähnlich kompetente beziehungsweise relevante Stellvertreter:innen erreichen.

Dank satellite immer als Team erreichbar

satellite bietet intelligente Features und die Möglichkeit für Nutzer:innen, sich jederzeit selbst an-/abzumelden, damit Anrufe weder Meetings und Geschäftstermine noch den wohlverdienten Feierabend stören. Denn satellite ermöglicht die eigenständige berufliche Kommunikation auf dem privaten Mobilgerät. So spart dein Unternehmen sich das Anschaffen zusätzlicher Firmenhandys. Eine eigene SIM-Karte ist ebenfalls nicht notwendig. Außerdem kann eine gewisse Anzahl an Teammitgliedern zusätzlich eine eigene Handynummer erhalten.

✔️ Geschäftliche und private Telefonie trennen
✔️ Einfaches Stummschalten der Geschäftsnummer
✔️ Transparente Kosten und unbegrenzte Teammitglieder

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Fazit: Kundenbindung stärken und Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Erfolgreiche Kommunikation im Geschäftsleben erfordert etwas Übung und gute Vorbereitung. Wie in diesem Artikel dargestellt, gibt es unterschiedliche Mittel und Kanäle, auf denen Business Kommunikation stattfinden kann. Dazu gehören persönliche Meetings, E-Mail, Telefon und mehr. Jede dieser Kommunikationsformen hat ihre Besonderheiten und erfordert eine eigene Form der Vorbereitung und Anwendung. Doch es ist nicht nur wichtig, Kommunikation gut zu gestalten, sondern auch smart zu managen.

Für Unternehmen stehen hierbei verschiedene Lösungen zur Verfügung, um die Kommunikation auf allen Kanälen effizient zu gestalten und Kund:innen langfristig an das Unternehmen zu binden, sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. satellite hilft dabei, Teams rund um die Uhr erreichbar zu machen, ohne deren Privatsphäre einzuschränken.

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