So erleichtert eine digitale Telefonnummer die Vereinsarbeit

Melanie
25.03.2022 0 9:11 min

Die Welcome Werkstatt e.V. aus Hamburg ist ein gemeinnütziger Verein mit dem Ziel, einen Ort der Begegnung und Kreativität zu schaffen und allen Besucher:innen die Möglichkeit zu geben, selbst ein Teil davon zu sein. Das Team hat uns erzählt, warum dafür unbedingt eine geeignete Telefonielösung her musste und wie der Kontakt mit Interessierten durch die digitale Telefonnummer der satellite App um einiges einfacher wurde.

Über die Welcome Werkstatt e.V. aus Hamburg

Die Welcome Werkstatt e.V. ist ein kreativer gemeinnütziger Verein aus Hamburg Barmbek mit etwa rund 65 Mitgliedern. Zehn von ihnen engagieren sich ehrenamtlich im Beirat sowie im Vorstand. Der Verein stellt Räumlichkeiten sowie passendes Werkzeug zur Verfügung, damit Interessierte dort handwerkliche Arbeiten erledigen können. Dies ist beispielsweise für alle spannend, die sich zu Hause selbst keine Werkstatt einrichten können, aber auch für diejenigen, die einfach mal etwas Neues ausprobieren und sich kreativ ausleben möchten.

Welcome Werkstatt e.V. from The Art of Making Videos on Vimeo.

Mit den Räumlichkeiten und dem Equipment, das die Welcome Werkstatt zur Verfügung stellt, ist ein Platz entstanden, der nicht nur kreativ genutzt werden kann, sondern auch einen Ort der Begegnung schafft. Jeder, der möchte, kann dort vorbeikommen und den sympathischen Verein kennenlernen. Vor Ort stehen verschiedene Maschinen und Werkzeuge zur Verfügung, die vom 3D-Drucker bis hin zu Fräsen und Nähmaschinen reichen. Sowohl Mitglieder als auch Gäste können sich hier handwerklich betätigen und ihre mitgebrachten Gegenstände reparieren oder “upcyclen”.

Der Verein war bisher telefonisch nicht erreichbar

Für den Hamburger Verein ist es besonders wichtig, nahbar zu sein und den neuen Interessierten persönlich zur Verfügung zu stehen. Es geht ja nicht nur darum, dass Menschen bloß in die Werkstatt kommen, um ihre Sachen zu reparieren. Vielmehr geht es auch um ein soziales Miteinander. Das schließt auch den direkten Kontakt zu den freiwillig Engagierten mit ein.

Bevor der Verein auf satellite gestoßen ist, war dies allerdings schwierig: Anfragen konnten ausschließlich per E-Mail gestellt werden, was sowohl die interne Organisation, als auch die Kontaktaufnahme einiger Interessenten erschwerte. Zwar ist das eine Lösung, die grundsätzlich recht gut funktioniert, aber nicht alle, die sich für die Welcome Werkstatt interessieren, können oder wollen E-Mails schreiben. Darüber hinaus lassen sich manche Fragen einfach schneller am Telefon in einem kurzen Gespräch klären.

Es ging dem Verein also darum, eine Telefonielösung zu finden, welche die Erreichbarkeit sicherstellt und diese im Team aufteilt, damit nicht alle Mitglieder permanent verfügbar sein müssen. Diese sind nämlich ehrenamtlich tätig und auch außerhalb der Vereinsarbeit viel beschäftigt.

Die ca. 65 Vereinsmitglieder waren bisher nur per E-Mail erreichbar, daher:

  • Telefonische Anfragen nicht möglich
  • Viele Interessent:innen konnten keinen Kontakt via E-Mail aufnehmen
  • Organisatorische Hürden durch mangelnde gemeinsame Rufnummer
  • Wunsch nach einer günstigen & flexiblen Lösung für das ganze Team

 

Herausforderung des Kunden – das hat vorher nicht geklappt

Durch das ehrenamtliche Engagement sind also Zeit und Geld knapp, weshalb herkömmliche Telefonanlagen oder das Festnetz nicht in Frage kamen. Wichtig war es, eine mobile Handynummer anstatt einer Festnetznummer nutzen zu können, um auch unterwegs auf Anfragen reagieren zu können, da nicht jede:r Ansprechpartner:in immer vor Ort ist.

Die Vereinsmitglieder standen zusammengefasst vor der Herausforderung, eine günstige und dennoch flexible Telefonielösung zu finden, bei der jedes Mitglied telefonische Anfragen annehmen und der Telefondienst möglichst schnell an aktuelle Gegebenheiten angepasst werden kann.

Die satellite App kam hier wie gerufen, denn mithilfe einer unserer digitalen Telefonnummer machen wir mehrere Personen unter ein- und derselben Nummer erreichbar, sodass der Telefondienst zwischen mehreren Mitgliedern aufgeteilt und innerhalb von Sekunden zwischen mehreren Personen gewechselt werden kann.

Über die satellite App sind alle Personen aus dem Team unter derselben Rufnummer erreichbar. Dadurch kann während des Diensts jeder Anrufe über sein eigenes Smartphone annehmen und Gespräche mit Interessierten führen.

 

Telefonische Erreichbarkeit ist für die Vereinsarbeit wichtig

Telefonische Absprachen oder Anfragen sind nach wie vor beliebt, trotz der verschiedenen digitalen Kommunikationsmittel, die es heutzutage gibt. Viele Personen, die den Verein gerne kennenlernen und besuchen möchten, greifen zum Telefon, um sich über den Verein, die Öffnungszeiten oder anstehende Veranstaltungen zu informieren.

Wenn wir keine Telefonnummer hätten, würden einige dieser Leute vermutlich nie zu uns kommen.

Zusätzlich ist aufgrund von Corona die Besucher:innenzahl in der Welcome Werkstatt beschränkt. Seitdem melden sich die Gäste vorab telefonisch an. Für den Verein ist eine telefonische Erreichbarkeit also wichtig, um zu wissen, mit wie vielen Besucher:innen zu rechnen ist. Sind bereits viele Anmeldungen eingegangen, kann das Team den Anrufenden direkt am Telefon Bescheid geben und über die Auslastung der Werkstatt informieren. Diese Organisationsarbeit wäre über E-Mail sehr zeitaufwendig und kompliziert.

satellite macht die Arbeit für die Mitglieder damit um einiges einfacher. Wer gerade im Dienst ist, aktiviert seine satellite Nummer auf dem eigenen Smartphone und kann dadurch Gespräche ganz leicht annehmen. Dadurch muss nicht ständig jemand den E-Mail-Eingang im Auge behalten oder an einem Festnetztelefon sitzen, um allen Anfragen gerecht zu werden. Sobald die satellite Nummer von Interessierten angerufen wird, ist klar: Hier möchte jemand mit der Welcome Werkstatt sprechen. Wer gerade Zeit hat, nimmt den Anruf an und ist direkt im persönlichen Gespräch.

Wir haben bei der Welcome Werkstatt e.V. persönlich nachgefragt und wollten wissen, wie die Nutzung der satellite App die Vereinsarbeit verbessert hat. In einem Interview haben uns die Mitglieder erzählt, welche Vorteile nun bestehen und was sie an der satellite App besonders mögen.

Wie war der Verein vor der Nutzung der satellite App erreichbar?

Wir hatten vorher einfach gar keine Telefonnummer und waren nur über E-Mail erreichbar. Das hat funktioniert, aber sorgte eben dafür, dass viele Leute uns nicht kontaktiert haben, weil sie keine E-Mails schreiben wollen oder können.

Welches satellite App Feature findet ihr in der Welcome Werkstatt am besten?

Die Gruppennummer ist perfekt für uns. So sind alle ehrenamtliche Helfer erreichbar, wenn sie wollen und im Einsatz sind. Jedes Mitglied hat volle Kontrolle über die telefonische Erreichbarkeit. Wenn man nicht angerufen werden möchte oder nicht im Dienst ist, kann man sich einfach abmelden.

Welche Erfolge konntet ihr seitdem erreichen?

Wir erheben zwar keine Statistiken, dennoch konnten wir feststellen, dass wir jetzt viel einfacher erreichbar sind, besonders für Interessenten, die keine E-Mails nutzen. Darüber hinaus wird die zusätzliche organisatorische Arbeit, die durch die Beschränkungen der Besucher:innenanzahl wegen Corona anfällt, erleichtert.

Digitale Telefonnummer: Die drei größten Vorteile der satellite App

Die Welcome Werkstatt hat uns außerdem verraten, welche die drei größten Vorteile der digitalen Telefonnummer von satellite sind:

  1. Flexibilität:
    Vor allem wegen der ehrenamtlichen Tätigkeit und den wechselnden Verfügbarkeiten der Ansprechpartner:innen ist es für Vereine besonders wichtig, erreichbar zu sein und das am besten als gesamtes Team und so flexibel wie möglich. Die satellite App macht dies nun für die Welcome Werkstatt möglich: Alle Mitglieder erhalten dieselbe Rufnummer und können je nach Verfügbarkeit die Anrufe flexibel annehmen. Kommen neue Mitglieder hinzu, können diese ganz einfach hinzugefügt werden. Über die App kann jeder seine Erreichbarkeit individuell steuern. Wer gerade für Gespräche zur Verfügung steht, aktiviert die App und die Anrufe gehen auf dem Privathandy ein. Durch die Einstellung der Verfügbarkeit legst du ganz einfach fest, in welchen Zeiträumen du über deine digitale Telefonnummer angerufen werden kannst. Wochenende oder Ferien? Kein Problem, die Anrufe deiner satellite Zweitnummer gehen nicht auf deinem Handy ein, wenn du nicht möchtest.
  2. Erreichbarkeit für neue Interessentengruppen:
    Dank einer gemeinsamen Handynummer können Interessierte den Verein nun einfach ganz unkompliziert erreichen. Besonders, wenn sie kein Zugang zu E-Mail-Programmen haben oder wenn sie das persönliche Gespräch suchen, um einen ersten Eindruck der Welcome Werkstatt zu erhalten. Durch die erleichterte Organisation bleibt den Mitgliedern außerdem mehr Zeit, sich um die Besucher:innen in der Werkstatt zu kümmern.
  3. Telefonie zu einem unschlagbaren Preis:
    Im Gegensatz zu anderer VoIP Telefonie und teuren Telefonanlagen bietet satellite kostengünstig eine Telefonielösung, die sich jeder leisten kann. Dadurch kann gerade in gemeinnützigen Vereinen das ohnehin knappe Budget anderweitig verwendet werden.

Prozess der Implementierung: Einfache Einrichtung der digitalen Telefonnummer

Herkömmliche Telefonanlagen bieten zwar viele Vorteile, sind aber in der Einrichtung teuer und in der Bedienbarkeit teils komplex. Für kleine Unternehmen und Vereine also keine ideale Lösung, vor allem wenn viele Personen zu unterschiedlichen Zeiten erreichbar sein sollen. Die Welcome Werkstatt e.V. hat die digitale Telefonnummer über satellite schnell etabliert.

Jeder der bei uns mithilft, lädt sich einfach die App runter und ist dabei.

Durch die einfach bedienbare Benutzeroberfläche kann jeder, der ein Smartphone besitzt, ganz einfach die App und somit die Gruppentelefonnummer nutzen. So lässt sich die App schnell und einfach in bestehende Prozesse integrieren, ohne dass dafür ein großes Budget oder besondere Kenntnisse nötig sind.

Fazit: Die satellite App erleichtert den Kontakt mit Interessierten dank einer digitalen Telefonnummer

Wer mit seinen Kund:innen oder Interessent:innen in Kontakt bleiben und Anfragen schnell bearbeiten möchte, der kommt kaum um eine Geschäftsnummer herum. Junge Unternehmen oder Vereine, die knapp bei Kasse sind, konnten bisher meist nur auf teure Tarife zurückgreifen und Lösungen wählen, die letztlich doch nicht optimal den Anforderungen entsprechen. satellite bietet in genau diesem Fall eine App, die weder teuer noch kompliziert ist, ein Maximum an Flexibilität schafft und sich zusätzlich, wie in der Welcome Werkstatt, auch von neuen Mitgliedern ganz leicht nutzen lässt.

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